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Comment devenir plus productif pour réussir sa vie

Croyez-le ou non, la productivité s’apprend, sauterelle.

Ouais, je n’y croyais pas non plus…jusqu’à ce que je me transforme en ninja de la productivité.

Aujourd’hui, je vais vous apprendre à maximiser le temps passé devant votre ordinateur, à dominer votre boîte aux lettres électronique et à passer moins de temps sur des tâches sans importance pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment. Une fois que vous aurez libéré votre temps, vous serez surpris de voir comment vous pouvez passer du temps avec vos amis et votre famille, acquérir de nouvelles compétences, passer plus de temps à faire de l’exercice ou cuisiner des repas sains.

Comme Néo apprenant le Kung Fu, aujourd’hui je vais vous enseigner l’habileté de la productivité.

Mon histoire
endormi au bureau

Je suis le meilleur procrastinateur du monde.

Au cours des trois dernières années :

Chaque article que vous avez lu sur Nerd Fitness a été écrit très tard la veille au soir ou le matin de sa publication.
Je passerais 10-15+ heures par semaine sur les emails de Nerd Fitness.
Je dormais habituellement entre cinq et sept heures par nuit.
Je flippais avant de voyager, je travaillais EN VOYAGES (au lieu de profiter de mon voyage), puis je passais des semaines à rattraper le temps perdu.
J’ai toujours eu l’impression d’être en retard et dépassée.
J’avais l’habitude de penser que mon comportement horriblement improductif et chronophage était justifié parce que je dirigeais une entreprise.

J’ai finalement réalisé que je me mentais à moi-même.

J’ai donc consacré TOUS mes efforts à développer l’habitude de la productivité.

Deux mois plus tard, ma vie est radicalement différente :

Je dors 8-9 heures par nuit, ce que je n’ai jamais fait auparavant. Je suis au lit à 11 h, d’habitude, et je me lève vers 8 h.
J’ai deux semaines d’avance sur le contenu de Nerd Fitness – Cet article a été écrit il y a deux semaines dans un café au milieu de la journée (ce que je n’aurais jamais pu faire avant).
Je ne vérifie mes courriels que quelques fois par jour.
J’ai emballé sur 15 livres saines en frappant CHAQUE séance d’entraînement et chaque objectif de régime au cours de cette période.
J’ai commencé à suivre des cours de yoga, du bénévolat, du golf, de la randonnée pédestre et de la lecture.
En fait, je me sens en contrôle de ma vie maintenant. J’ai le temps de faire les choses que j’aime, de terminer le travail qui doit être terminé ET de m’amuser en cours de route.

Je veux que vous en arriviez là aussi.

L’enjeu du multitâche
Pieuvre des roches

Ce n’est pas parce que vous POUVEZ faire huit choses à la fois que vous DEVEZ faire huit choses à la fois.

J’avais l’habitude de m’enorgueillir d’être multi-tâches, et d’être VRAIMENT bon à cela.

Je ne savais pas (ou ne voulais pas l’admettre) que le fait d’être multitâches vous rend nul à tout.

Nous avons une quantité limitée de génial dans notre cerveau. Chaque fois que nous devons passer d’une tâche à l’autre, nous en utilisons une partie pour revenir à la cible. Parce que nous changeons constamment d’orientation – de l’écriture ou de la résolution de problèmes, à la lecture de courriels et à la conversation gchat – nous n’arrivons jamais à faire ce que nous avons vraiment besoin de faire.

Il y a une solution simple :

ARRÊTER LE MULTITÂCHE.

Au lieu de faire huit tâches à la fois, ce qui vous prendra six heures à accomplir (mal), faites une tâche complètement, puis passez à la suivante. Vous ferez un meilleur travail, terminerez plus rapidement et passerez à d’autres tâches que vous aimez vraiment.

Pendant des années, je n’ai fait que mon meilleur travail la nuit, et j’ai pensé que c’est comme ça que j’étais programmé pour fonctionner en tant qu’humain.

C’est faux, et voici pourquoi :

Pendant la nuit, j’avais ZÉRO distractions (tout le monde dormait !) et j’avais une date limite (les dates de publication des articles) pour produire du contenu fini.
Pendant la journée, cependant, je me suis laissé distraire en essayant de tout faire en multitâche. J’écrirais un article tout en vérifiant les courriels, en parlant sur Gchat, en envoyant des textes et en mettant à jour Facebook.
Les tâches qui auraient dû me prendre quelques minutes ont pris des heures. Je me frayais un chemin multitâche vers une utilisation vraiment horrible et inefficace de mon temps.

NE SOYEZ PAS COMME MOI ! Comprenez que plus vite vous arrêtez de faire plusieurs tâches à la fois, plus vite vous accomplirez vos tâches.

Si vous écrivez un article, un document ou une note de service, VOUS JUSTEZ écrire cet article, ce document ou cette note de service.
Si vous vérifiez les courriels, répondez ou filtrez TOUS les courriels dans la boîte de réception, puis passez à autre chose.
Si vous mettez à jour une feuille de calcul pour le travail, mettez UNIQUEMENT cette feuille de calcul à jour.
ARRÊTEZ LE MULTITÂCHE ! Pour ce faire, vous devez supprimer les distractions de votre espace de travail afin que vous puissiez SEULEMENT vous concentrer sur ce que vous faites.

En plus de cela, fixez des délais stricts avec des récompenses. Si vous avez besoin d’écrire un article, un document ou une note de service, fixez une date limite et ne vous permettez pas de recevoir une récompense jusqu’à ce que votre tâche soit terminée :

Pas d’email tant que la tâche n’est pas terminée.
Pas de déjeuner tant que la proposition n’est pas terminée.
Pas de Facebook et Twitter jusqu’à ce que l’article soit rendu.
Plus facile à dire qu’à faire, je sais….C’est pourquoi nous n’allons pas nous laisser faire !

Utiliser la technologie à votre avantage
WALL-E

Si vous êtes improductif, c’est parce que vous avez entraîné votre cerveau pendant des jours, des semaines, des mois et des années pour acquérir des habitudes improductives.

Le changement d’habitudes est difficile, alors plutôt que de laisser faire la volonté, utilisons la technologie pour nous aider à briser les mauvaises habitudes !

Voilà comment je l’ai fait :

Étape 1) Suivez l’endroit où vous passez votre temps. Tu sais que c’est une belle opération oculaire.

 

Etape 2) Télécharger “Self-control” pour Mac ou Self-Restraint pour PC. Sélectionnez une liste de sites Web que vous voulez bloquer pendant un certain temps. Une fois l’application activée, il n’y a RIEN que vous pouvez faire pour accéder à ces sites pendant que la minuterie est en cours d’exécution (désinstaller le programme ou redémarrer votre ordinateur ne fonctionnera pas).

Quand je suis en mode écriture, je règle l’auto-contrôle pour une heure et je me mets à l’écart de Twitter, Facebook, YouTube, Gmail, IGN, Yahoo et Perez Hilton (je plaisante).

Oui, pendant les deux ou trois premières semaines, j’ai lutté. Toutes les quelques secondes en tapant un article, j’ouvrais rapidement un nouvel onglet et tapais “facebook.com” avant de savoir ce que je faisais. “La page n’est pas disponible.” Oups, retour au travail. Pendant des semaines, cela s’est poursuivi ; cependant, lentement mais sûrement, avec le temps, j’ai cessé d’aller sur des sites auxquels je savais que je ne pouvais pas accéder, et au lieu de cela, j’ai simplement fait mon foutu travail. Maintenant, je n’ai même pas besoin d’activer la maîtrise de soi pour accomplir des choses, parce que mon cerveau a réappris à se concentrer.

Ce programme à lui seul m’a permis d’accroître considérablement ma productivité.

Étape 3) Signez hors du chat – Écoutez, j’ai compris. J’étais ce type pendant des années – Entre chaque phrase tapée pour un article ou un projet, je passais au chat pour continuer à me connecter avec mes amis, puis je devais passer plus de temps à me remettre en mode écriture. Répétez ce processus des centaines de fois au cours d’une journée, et des heures sont gaspillées.

À moins que vous n’ayez BESOIN d’être connecté pour bavarder au travail, foutez le camp d’ici ! Cela m’a été extrêmement utile pour me permettre de me concentrer et de faire avancer les choses. Donnez-vous certains moments de la journée pour être en chat : après avoir terminé vos premières tâches, à la fin de la journée, ou une fois que vous rentrez chez vous et que vous n’avez rien d’urgent à travailler.
Si vous avez besoin d’être en chat (comme je le fais avec les autres membres de l’équipe Nerd Fitness), utilisez un programme comme Adium et créez un compte spécial JUSTE pour le travail. Définissez votre statut sur RED-AWAY et affichez un message “Ne pas déranger”.
Oui, vous passerez à côté de stupides vidéos YouTube (attention : mec en bikini). Passez à autre chose !
Dominez votre email
lego stormtroopers sur le clavier
Quelle est la PREMIÈRE chose que vous faites une fois assis devant votre ordinateur ? Je parie que c’est l’email de contrôle.

Pire encore, vérifiez-vous vos courriels lorsque vous êtes allongé dans votre lit lorsque vous vous réveillez le matin sur votre téléphone ?

Combien de tâches sont poussées de côté parce qu’elles se perdent dans le chaos des courriels chaque matin ?

PLUS, je dis ! Il faut que cela cesse. D’accord, miaulement.

Je vais supposer que vous passez la majorité de votre journée devant un ordinateur. Non seulement cela, mais je suppose aussi que vous vérifiez vos courriels un milliard de fois par jour, ou laissez la fenêtre ouverte pour traiter les courriels dès que votre téléphone sonne ou que votre ordinateur émet des bips.

Il est temps de devenir un ninja de l’email.

ÉTAPE 1 : Désactiver les notifications par courriel. Si vous êtes sur Gmail, ne gardez pas l’onglet ouvert tout le temps. Mieux encore, bloquez-vous de Gmail.com lorsque vous ne l’utilisez pas ! Si vous utilisez Microsoft Outlook ou un autre programme de bureau, désactivez les boutons, les bruits, les chiffres et les notifications qui signalent quand vous avez un nouveau courriel. Envisagez de fixer des moments précis où vous pouvez consulter vos courriels, ou seulement après des tâches précises.

DEUXIÈME ÉTAPE : Maîtrisez votre Gmail. Si vous n’utilisez pas Gmail….quel genre de nerd êtes-vous ? KIDDING ! Quoi qu’il en soit, les conseils ci-dessous j’ai appris de Jared de AwayFind.com pour Gmail. Vous pouvez faire des ajustements pour votre propre programme de messagerie.

Pour commencer, activez/désactivez quelques fonctions clés à l’aide des paramètres Google :

Désactivez les notifications de messagerie et de chat dans Gmail.
Définissez “Aller à la conversation suivante (plus récente)” comme option par défaut.
Dans Labs, activez le bouton “Envoyer et archiver”.
Dans Labs, activez la fonction “auto-avance”.
Dans Labs, activez “background send”.
Dans Labs, activez le bouton “Envoyer et archiver”.
ÉTAPE TROIS : Créez DEUX dossiers dans votre compte Gmail.

ACTION
NON-ESSENTIAL
Votre but chaque fois que vous ouvrez votre email est d’obtenir que la boîte de réception de cette page d’atterrissage à ZERO. Pour commencer, passez en revue les courriels que vous avez déjà dans votre boîte de réception (en commençant au plus tôt) et, un par un, décidez de quel type de courriels il s’agit.

Si vous voyez un courriel pour un bulletin d’information ou une annonce que vous écrémez à répétition mais que vous ne lisez plus, INSCRIREZ. Soyez sans pitié et débarrassez-vous de tout ce que vous ne lisez pas, vous pouvez toujours vous inscrire à nouveau si vous le manquez vraiment.
Si vous êtes un utilisateur inconditionnel des médias sociaux, désactivez les courriels de notification que vous recevez chaque fois qu’il se passe quelque chose. Si vous craignez de manquer un message important, filtrez-les dans un dossier spécial “Social Media”, puis cachez ce dossier sous le bouton “more”. Vérifiez une fois par jour.
Si vous recevez un email que vous lisez mais qui ne nécessite pas d’action (blog, notification d’expédition Amazon, newsletter), cliquez sur “FILTER messages comme ceci”, cochez “sauter la boîte de réception”, et l’étiqueter comme “Non-Essentiel”.
Pour les courriels que vous recevez de vos amis, de votre famille, de vos collègues de travail qui ont besoin d’action, RÉPONDESSEZ IMMÉDIATEMENT et archivez ou filtrez en “Action”. Revenez et traitez les courriels “Action” le plus rapidement possible lorsque vous avez le temps de traiter.

 

J’ai lu Getting Things Done ; j’ai payé cher des programmes comme OmniFocus pour organiser ma liste de choses à faire. Ces 3 grandes choses très basiques ont été la seule chose qui fonctionne pour moi. Comme je sais ce que je dois faire le lendemain matin, je n’ai pas besoin de vérifier les courriels le matin avant de terminer la première tâche.

Déclutter votre bureau. J’utilise un programme appelé QuickSilver sur mon Mac pour afficher les programmes afin de ne pas avoir à utiliser ma barre de menu. J’ai supprimé TOUTES les icônes de la barre de menus et du bureau et je les garde cachées. Je garde deux dossiers sur mon bureau (Stuff et Nerd Fitness). C’est incroyable ce qu’un bureau propre fait pour votre cerveau. Merci à Leo Babauta de Zen Habits pour m’avoir appris à désencombrer mon ordinateur de bureau.

Désencombrez votre bureau….sérieusement. Votre bureau ressemble-t-il à ceci ? Quels petits pas pouvez-vous faire pour qu’il en soit ainsi ?

Utilisez InstaPaper ou Pocket. J’y travaille encore. A tout moment j’aurai 10-20 onglets ouverts en haut de mon navigateur, plein d’articles et de liens que je veux lire plus tard. Au lieu de faire cela, j’ai essayé d’utiliser InstaPaper. Quand je trouve un article que je veux lire, je clique rapidement sur “lire plus tard” dans ma barre d’outils et ferme l’onglet. A la fin de la journée, je vais dans InstaPaper et je lis tout ce que j’attendais.

Désactivez les alertes et appuyez sur les notifications sur votre téléphone. Je connais des gens qui reçoivent une nouvelle notification lorsque de nouvelles personnes les suivent sur Twitter – c’est INSANE. Ce n’est pas parce que vous POUVEZ être connecté 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, que vous avez BESOIN de l’être. Désactivez les notifications par courriel et les médias sociaux – vous pouvez survivre sans connaître vos followers sur Twitter ou @réponses instantanément. La vie continue.

Vous devrez peut-être alerter ou ” former ” vos collègues, vos amis et votre famille pour vous habituer à vos nouvelles habitudes. Si vos collègues sont improductifs et passent toute la journée dans le courrier électronique, cela ne veut pas dire que vous en avez besoin. Faites-leur savoir que vous réduisez les courriels ou le clavardage pour être plus productif. Votre temps est important aussi, vous savez.

Commencez petit
Petits Legos autour d’un petit soldat de la tempête

C’est beaucoup d’informations à recueillir et à appliquer, je sais.

Alors allez-y doucement. Choisissez un petit morceau d’une partie des conseils énumérés ci-dessus, et faites-le dès aujourd’hui. Filtrez UN courriel. Se désabonner de la lettre d’information ONE. Bloquez-vous pour seulement CINQ minutes à partir de certains sites pour commencer.

Comprendre que de nombreux petits changements sur une longue période de temps peuvent entraîner de GRANDS changements. Demandez à Optimus Prime ou Andy Dufresne !

Si vous vous sentez comme, “désolé que ces choses ne s’appliquent pas à moi, je ne peux pas être réparé”, je vous entends. J’ai combattu le conseil ci-dessus pendant des années, pensant que je ne pouvais pas être sauvé….et puis j’ai réalisé une grande vérité universelle :

Personne ne croit tes excuses, sauf toi.

Vous POUVEZ changer. Je vois des gens se transformer de façon étonnante chaque jour avec ce site. Il fonctionne avec la perte de poids, l’exercice et le régime alimentaire, et je sais que je sais pour un FAIT qu’il peut fonctionner avec la productivité aussi bien.

Laissez un commentaire avec UNE chose que vous allez faire DROIT MAINTENANT pour commencer à devenir plus productif. Pas après le petit-déjeuner, pas demain, MAINTENANT.

Aussi, si vous avez des questions ou si vous voulez donner d’autres conseils de productivité à vos rebelles, laissez un commentaire !